Auto-Responder

Auto-Responder menjawab pesan masuk secara otomatis, berdasarkan kata kunci, kecerdasan buatan, atau gabungan keduanya. Ini fitur yang paling menghemat waktu tim CS Anda.

Mode kerja

Pilih salah satu di tab pengaturan umum:

Mode	Cara kerja
Manual Saja	Hanya membalas bila ada kata kunci yang cocok. Tidak memakai AI sama sekali
AI Saja	AI berusaha membalas semua pesan memakai basis pengetahuan Anda
Hybrid	Cek kata kunci dulu; bila tidak ada yang cocok, baru AI yang menjawab

Hybrid adalah pilihan yang disarankan, dan ditandai demikian di layar. Pertanyaan yang jawabannya pasti — harga, jam buka, nomor rekening — dijawab persis lewat kata kunci, sementara pertanyaan yang tidak terduga diserahkan ke AI.

Pilih Manual Saja bila Anda belum membeli token AI atau ingin kendali penuh atas setiap balasan. Mode ini tidak memakai token sama sekali.

Tab Umum — pengaturan dasar

Di sini Anda mengatur:

• Nomor WABA yang diaktifkan Auto-Responder-nya
• Jam operasional, misalnya mulai 08:00 sampai 17:00
• Perilaku di luar jam operasional
• Handover CS — kapan percakapan diserahkan ke manusia
• Tombol Activate AI dan Deactivate AI

Mulai di luar jam kerja saja

Bila Anda ragu melepas bot ke pelanggan, aktifkan Auto-Responder hanya di luar jam operasional lebih dulu. Anda mendapat manfaat langsung — pelanggan malam hari tetap terjawab — dengan risiko kecil.

Tab Aturan Manual — kata kunci

Aturan kata kunci memberi jawaban yang persis Anda tentukan.

Setiap aturan berisi:

• Judul aturan, misalnya FAQ Jam Buka
• Kata Kunci, misalnya Harga, Layanan, Jam Operasional
• Balasan Bot — jawaban yang dikirim

Anda menentukan cara pencocokan:

Mode cocok	Contoh
Jawaban tepat	Hanya berlaku bila pesan persis sama dengan kata kunci
Diawali dengan	Berlaku bila pesan diawali kata kunci tersebut
Mengandung	Berlaku bila kata kunci muncul di mana pun dalam pesan

Susun aturan dari yang paling spesifik ke yang paling umum, karena aturan pertama yang cocok yang akan dipakai.

Kata kunci yang wajib ada

Beberapa aturan yang sebaiknya dimiliki setiap bisnis:

• harga, berapa, price → daftar harga
• alamat, lokasi, dimana → alamat dan tautan peta
• jam, buka, tutup → jam operasional
• rekening, transfer, bayar → nomor rekening
• stop, berhenti, unsubscribe → konfirmasi berhenti berlangganan

Aturan berhenti berlangganan penting untuk menjaga kesehatan nomor Anda.

Tab AI — basis pengetahuan

AI menjawab berdasarkan dokumen yang Anda berikan. Lihat Melatih AI & Basis Pengetahuan.

Tab Riwayat — evaluasi

Menampilkan percakapan yang sudah dijawab bot beserta jawabannya. Inilah tempat Anda mengoreksi.

Baca riwayat secara berkala, terutama di minggu-minggu pertama. Setiap jawaban yang meleset adalah petunjuk aturan atau dokumen apa yang perlu Anda tambahkan.

Tersedia juga Feedback Negatif yang menandai percakapan ketika pelanggan menunjukkan ketidakpuasan — ini prioritas pertama untuk diperiksa.

Anda bisa mengekspor riwayat lewat Export JSON (1 file) atau Export TXT (ZIP) untuk dianalisis di luar Wavio.

Bila Anda ingin memulai bersih, tersedia opsi membersihkan riwayat dengan konfirmasi Bersihkan semua riwayat chat auto-responder untuk nomor ini?

Tab Perlu Dipelajari

Berisi antrean pertanyaan yang tidak bisa dijawab bot dengan baik. Ini daftar tugas Anda: setiap butir di sini adalah lubang pengetahuan yang perlu ditambal.

Handover ke manusia

Bot harus tahu kapan menyerah. Atur handover agar terjadi saat:

• Pelanggan meminta bicara dengan manusia
• Bot tidak menemukan jawaban
• Muncul feedback negatif
• Percakapan menyangkut komplain atau pembatalan

Setelah handover, percakapan pindah ke tab Agen di Inbox dan bot berhenti menjawab. Lihat Kolaborasi Tim & Handover.

Kesalahan yang sering terjadi

Mengaktifkan AI tanpa memberi dokumen. AI tidak tahu harga dan kebijakan Anda kalau tidak diberi tahu. Isi basis pengetahuan lebih dulu.

Tidak pernah membaca tab Riwayat. Bot yang tidak dikoreksi akan mengulang kesalahan yang sama ratusan kali.

Tidak menyiapkan jalur handover. Pelanggan yang terjebak berbicara dengan bot saat sedang komplain akan memblokir nomor Anda.

Balasan bot terlalu panjang. Jawaban tiga paragraf di WhatsApp tidak dibaca. Buat ringkas dan tawarkan detail bila diminta.